Prima paginaArticoleMasuri temporare de facilitare a functionarii organelor statutare ale societatilor reglementate de legea nr. 31/1990 in contextul noilor realitati sociale generate de pandemia covid-19

Masuri temporare de facilitare a functionarii organelor statutare ale societatilor reglementate de Legea nr. 31/1990 in contextul noilor realitati sociale generate de pandemia COVID-19

La data de 08 mai 2020, a fost publicata in Monitorul Oficial al Romaniei numarul 372 si a intrat in vigoare la aceeasi data Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 62 pentru adoptarea unor masuri in domeniul societatilor, in vederea desfasurarii reuniunilor organelor statutare („OUG 62/2020”), avand drept scop instituirea unor masuri temporare derogatorii de la prevederile Legii societatilor nr. 31/1990 („Legea Societatilor”).

In contextul pandemiei generate de raspandirea virusului SARS-CoV-2, protejarea sistemului economic si continuarea desfasurarii activitatilor de productie, comert si consum reprezinta un obiectiv imperativ.

In considerarea masurilor luate de autoritatile nationale de limitare a circulatiei persoanelor, de distantare sociala si de restrangere a conditiilor in care se pot derula actiuni ce presupun reuniunea unor grupuri de persoane, adoptarea masurilor temporare prevazute de OUG 62/2020, care sa faciliteze activitatea curenta a persoanelor juridice, reprezinta un pas important pentru sustinerea functionarii economiei nationale.

Astfel, OUG 62/2020 are drept scop principal digitalizarea formalitatilor de convocare si desfasurare a adunarilor/ sedintelor organelor statutare din cadrul societatilor reglementate de Legea Societatilor.

I. APLICABILITATE

Prevederile OUG 62/2020 sunt aplicabile adunarilor generale ale asociatilor/actionarilor si adunarilor detinatorilor de obligatiuni („Adunarile Generale”) convocate si desfasurate pe durata starii de urgenta[1] instituita pe teritoriul Romaniei la data de 16 martie 2020, ce urmeaza sa expire la data de 15 mai 2020, precum si urmatoarelor categorii de Adunari Generale:

  • Adunarile Generale convocate anterior intrarii in vigoare a OUG 62/2020, desfasurate pe durata starii de urgenta;
  • Adunarile Generale convocate pe durata starii de urgenta, dar intrunite ulterior incetarii acestei stari;
  • Adunarile Generale convocate si intrunite in termen de 2 luni de la data incetarii starii de urgenta, inclusiv adunarile detinatorilor de obligatiuni.

In ceea ce priveste sedintele organelor colective de administrare, supraveghere si/sau ale directoratului, OUG 62/2020 limiteaza aplicarea prevederilor la sedintele desfasurate pe perioada starii de urgenta si sedintele care au loc in termen de 30 de zile de la data incetarii starii de urgenta.

Prevederile OUG 62/2020 nu sunt aplicabile societatilor aflate sub incidenta Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.

II. MASURI CU PRIVIRE LA ADUNARILE GENERALE

1. Convocarea

Regula: In conformitate cu dispozitiile Legii Societatilor, Adunarea Generala poate fi convocata:

  • in cazul societatilor pe actiuni, prin publicarea convocatorului in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a si in unul dintre ziarele de larga raspandire din localitatea in care se afla sediul societatii sau din cea mai apropiata localitate, cu cel putin 30 de zile inainte de ziua fixata pentru intrunirea adunarii. Alternativ, Adunarea Generala poate fi convocata prin scrisoare recomandata/ scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, cu exceptia cazului in care este interzis prin actul constitutiv al societatii sau prin dispozitii legale.
  • In ceea ce priveste societatile cu raspundere limitata, convocarea sedintei Adunarii Generale se realizeaza in forma prevazuta de actul constitutiv si, in lipsa acestora, prin scrisoare recomandata, cu cel putin 10 zile inainte de ziua fixata pentru tinerea sedintei.

Masurile derogatorii: OUG 62/2020 introduce posibilitatea de a convoca Adunarea Generala prin orice mijloace de comunicare la distanta, care asigura transmiterea textului, lasand la latitudinea organului statutar competent alegerea unei modalitati adecvate. Pot fi folosite in acest scop adresa postala/ posta electronica/ numarul de telefax ori alte coordonate la care se poate primi corespondenta, cu conditia ca fiecare actionar/asociat sa le comunice/sa le fi comunicat in scris organelor de administrare, putand fi folosite si adresele actionarilor/asociatilor inscrise in registrul actionarilor/asociatilor.

Cu privire la convocarea electronica, formularea prevazuta de OUG 62/2020 pare sa indice o derogare de la obligatia de a atasa semnatura electronica extinsa, fiind limitata aceasta cerinta la persoanele care detin o astfel de semnatura.

Convocarea se publica si pe pagina de internet a societatii, daca societatea detine o pagina proprie de internet, si va fi transmisa si prin posta electronica, daca sunt cunoscute de catre societate adresele actionarilor/asociatilor.

Convocatorul va contine toate informatiile referitoare la data si ora adunarii, forma de participare si modul de desfasurare si de acces a actionarilor/ asociatilor la aceasta, locul unde se transmit procurile (daca este cazul), precum si modalitatile de exercitare a dreptului de vot.

De asemenea, OUG 62/2020:

(i) Prevede posibilitatea organului statutar competent de a modifica data si/sau ora sau locul tinerii Adunarii Generale, in cazul in care exista motive temeinice care tin de imprejurari exceptionale ca urmare a masurilor luate de autoritati impotriva raspandirii virusului SARS-CoV-2.

In acest caz, organul statutar competent este obligat sa informeze asociatii/ actionarii cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru Adunarea Generala cu privire la modificarile intervenite, precum si despre modalitatea de desfasurare a sedintei si de exercitare a dreptului de vot, data de referinta ramanand cea initiala.

In cazul in care asociatii/ actionarii nu transmit buletine de vot si/ sau procuri noi, cele trimise initial vor ramane valabile.

(ii) Implementeaza posibilitatea revocarii convocarii, in cazul Adunarilor Generale convocate anterior intrarii in vigoare a OUG 62/2020 care nu se pot desfasura in noile conditii reglementate sau la sediul societatii (in acest ultim caz, cu respectarea masurilor impuse de autoritati pentru prevenirea infectarii cu virusul SARS-CoV-2).

2. Informatiile si documentele aferente punctelor inscrise pe ordinea de zi

Regula: In conformitate cu dispozitiile Legii Societatilor, in cazul societatilor pe actiuni, situatiile financiare anuale, raportul anual al consiliului de administratie, respectiv raportul directoratului si cel al consiliului de supraveghere, precum si propunerea cu privire la distribuirea de dividende si situatia privind dividendele distribuite partial in cursul anului fiscal se pun la dispozitia actionarilor la sediul societatii si pe pagina de internet proprie, in cazul in care societatea detine o astfel de pagina.

Masurile derogatorii: OUG 62/2020 prevede eliminarea obligativitatii de a pune la dispozitia actionarilor a informatiilor si documentelor aferente punctelor inscrise pe ordinea de zi la sediul societatii, fiind posibila transmiterea acestora prin intermediul paginii de internet propriii, in cazul in care exista la nivelul societatii.

In plus, asemenea masurilor luate in cazul convocatorului, OUG 62/2020 reglementeaza posibilitatea comunicarii completarii ordinii de zi prin orice mijloace de comunicare la distanta, care asigura transmiterea textului.

3. Desfasurarea Adunarilor Generale

3.1. Termene de intrunire a Adunarilor Generale

Regula: Conform dispozitiilor Legii Societatilor, adunarea generala trebuie sa fie intrunita in cel mult 5 luni de la incheierea exercitiului financiar.

Masuri derogatorii: OUG 62/2020 prelungeste termenul de intrunire a Adunarilor Generale ordinare pana la data de 31 iulie 2020.

De asemenea, prin derogare de la art. 153[24]  alin. (1) din Legea Societatilor[2], pana la data de 31 iulie 2020, consiliul de administratie, respectiv directoratul, nu este tinut de obligatia de a convoca Adunarea Generala in cazul in care constata diminuarea activului net al societatii la mai putin de jumatate din valoarea capitalului social subscris este extins.

3.2. Locul si participarea la Adunarea Generala

Regula: Conform dispozitiilor actuale ale Legii Societatilor, Adunarile Generale se tin la sediul societatii sau in localul indicat in convocator, cu exceptia cazului in care actul constitutiv dispune altfel. Pentru a fi posibila desfasurarea Adunarilor Generale prin corespondenta, este necesara includerea unei prevederi exprese in actul constitutiv al societatii.

Masurile derogatorii: OUG 62/2020 prevede posibilitatea desfasurarii Adunarilor Generale prin corespondenta sau prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, precum teleconferinta sau videoconferinta, chiar daca actul constitutiv nu prevede o astfel de modalitate sau interzice aceasta modalitate. Decizia cu privire la alegerea uneia dintre modalitatile mai sus mentionate de tinere a Adunarilor Generale apartine organului care are competenta de a convoca Adunarea Generala respectiva.

Mijloacele electronice de comunicare la distanta trebuie sa indeplineasca conditiile tehnice necesare pentru a permite:

  • compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un numar cat mai mare de sisteme de operare si conectarea cu retele publice fixe sau mobile de comunicatii electronice;
  • identificarea participantilor si participarea efectiva a acestora la sedinta;
  • transmisiunea continua si in timp real a Adunarii Generale, inregistrarea si arhivarea acesteia;
  • comunicarea bidirectionala in timp real, astfel incat actionarii/asociatii sa se poata adresa de la distanta Adunarii Generale;
  • exprimarea votului in cursul Adunarii Generale si inregistrarea acestuia;
  • verificarea ulterioara a modului in care s-a votat in adunare.

De asemenea, conform OUG 62/2020:

(i) Participarea prin reprezentant este conditionata de transmiterea sau depunerea procurilor (a) in original la locul indicat in convocator, prin scrisoare recomandata sau servicii de posta ori curier, sau (b) prin posta electronica, in acest ultim caz cu conditia ca procurile sa fie semnate cu semnatura electronica extinsa, fiind obligatoriu ca procurile sa fie primite de societate anterior datei tinerii sedintei.

(ii) Derogand de la dispozitiile Legii Societatilor, elimina obligatia directorilor/ membrilor consiliului de administratie/ membrilor directoratului/ membrilor consiliului de supraveghere de a participa la Adunarea Generala.

3.3. Votul

Conform OUG 62/2020, asociatii/ actionarii pot vota prin corespondenta, in modalitatile indicate in convocator, respectiv prin scrisoare recomandata, servicii de posta sau curier ori prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, cu conditia ca votul sa fie primit de catre societate anterior datei tinerii sedintei.

In ceea ce priveste aspectele care necesita vot secret, OUG 62/2020 implementeaza obligatia organului statutar competent de a asigura, prin mijloace adecvate, respectarea confidentialitatii unor astfel de voturi.

Astfel, atunci cand Adunarea Generala vizeaza (i) numirea sau revocarea membrilor consiliului de administratie/ membrilor consiliului de supraveghere/, (ii) numirea, revocarea sau demiterea auditorilor financiari si (iii) raspunderea membrilor organelor de conducere si de control ale societatii, organele statutare competente se asigura ca votul secret este exprimat prin mijloace care permit deconspirarea unui astfel de vot doar persoanelor insarcinate cu numararea si validarea voturilor in cadrul Adunarii Generale.

3.4. Procesul-verbal al sedintei

In cazul Adunarilor Generale convocate sau desfasurate in conditiile speciale prevazute de OUG 62/2020, procesul-verbal al Adunarii Generale trebuie sa contina anumite elemente obligatorii, in functie de modalitatea de desfasurare.

Procesul-verbal aferent sedintelor tinute exclusiv prin corespondenta va cuprinde:

  • indeplinirea formalitatilor de convocare conform OUG 62/2020;
  • decizia organului statutar care are competenta de convocare a adunarii generale privind organizarea adunarii exclusiv prin vot prin corespondenta;
  • numarul total de actionari/asociati care si-au comunicat votul, numarul total de actiuni/parti sociale si drepturi de vot pentru care s-a exprimat in mod valabil votul prin corespondenta;
  • indeplinirea/neindeplinirea cerintelor de cvorum, exclusiv potrivit voturilor prin corespondenta;
  • hotararile adoptate si numarul de voturi exprimate pentru fiecare optiune de vot aferente fiecarui punct al ordinii de zi care este supus votului si, dupa caz, modul in care actionarii/asociatii au votat asupra fiecarui punct al ordinii de zi; si
  • actionarii/asociatii care au votat contra unor hotarari si au solicitat mentionarea opozitiei lor in procesul verbal.

In cazul Adunarilor Generale tinute prin mijloace de comunicare la distanta, precum teleconferinta sau videoconferinta, procesul-verbal va indica:

  • indeplinirea formalitatilor de convocare conform OUG 62/2020;
  • decizia organului statutar competent sa convoace adunarea privind organizarea acesteia prin mijloace electronice;
  • cvorumul de prezenta la deschiderea adunarii de catre presedinte sau reprezentant, dupa caz, si la adoptarea fiecarei hotarari in adunare, cu luarea in considerare inclusiv a voturilor comunicate prin corespondenta;
  • dezbaterile din adunare;
  • hotararile adoptate si numarul de voturi exprimate pentru fiecare optiune de vot a fiecarui punct al ordinii de zi care este supus votului si, dupa caz, modul in care actionarii/asociatii au votat asupra fiecarui punct al ordinii de zi;
  • actionarii/asociati care au votat contra unor hotarari si au solicitat sa se mentioneze aceasta in procesul verbal al adunarii.

Un aspect interesant este ca avand in vedere referirile acestor prevederi atat la „actionari”, cat si la „asociati”, obligatia de a intocmi si semna procese-verbale ale sedintei pare sa fie aplicabila atat societatilor pe actiuni, cat si societatilor cu raspundere limitata, in masura in care sunt convocate sau desfasurate in conditiile speciale prevazute de OUG 62/2020.

3.5. Hotararile Adunarilor Generale

In conformitate cu prevederile OUG 62/2020, hotararea Adunarii Generale (care va cuprinde toate punctele de pe ordinea de zi aprobate in cadrul acesteia) va fi intocmita si semnata de catre organul statutar competent (presedintele consiliului de administratie, administratorul cu puteri de reprezentare, presedintele directoratului sau, in cazul in care acestia din urma se afla in imposibilitatea de a-si indeplini functia, de catre persoana imputernicita), cu semnatura olografa, sau, alternativ, cu semnatura electronica extinsa.

4. Prevederi privind Adunarile Generale desfasurate pe durata starii de urgenta, insa anterior intrarii in vigoare a OUG 62/2020

OUG 62/2020 incearca sa protejeze de asemenea circuitul economic prin reglementarea anumitor conditii speciale privind valabilitatea hotararilor Adunarilor Generale desfasurate pe durata starii de urgenta, insa inainte de intrarea in vigoare a acestui act normativ, respectiv:

(i) Hotararile acestor Adunari Generale nu vor putea fi anulate pentru nerespectarea modalitatilor de desfasurare si exercitare a dreptului de vot, cu conditia ca astfel de Adunari Generale sa fi fost desfasurate in modalitatile prevazute de OUG 62/2020, inclusiv cu privire la exercitarea votului si cu acordul tuturor actionarilor/ asociatilor.

(ii) Exercitarea dreptului de vot in cadrul Adunarilor Generale mai sus descrise se prezuma a constitui acordul dat pentru desfasurarea sedintelor in modalitatile prevazute de OUG 62/2020.

III. MASURI CU PRIVIRE LA INTRUNIREA ORGANELOR COLECTIVE DE ADMINISTRARE

OUG 62/2020 reglementeaza de asemenea posibilitatea participarii la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere si/sau ale directoratului societatilor prin intermediul mijloacelor de comunicare directa la distanta, indiferent de obiectul deciziei, dupa cum urmeaza:

(i) Organul statutar competent care are competenta de convocare va alege modalitatea de participare la sedinta si de exercitare a dreptului de vot, astfel incat sa se asigure colegialitatea deliberarii. Acesta are obligatia de a informa ceilalti membri prin orice mijloc care asigura transmiterea textului, inclusiv prin convocare, despre modalitatea de participare la sedinta si de exercitare a dreptului de vot, conform OUG 62/2020.

(ii) Cu privire la mijloacele de comunicare directa la distanta utilizate in cadrul sedintelor organelor statutare, conform dispozitiilor OUG 62/2020 acestea trebuie sa indeplineasca anumite conditii tehnice in ceea ce priveste (a) identificarea participantilor, (b) participarea efectiva la reuniune a celor convocati si (c) retransmiterea deliberarilor in mod continuu.

 

***


[1] Instituita prin Decretul Presedintelui Romaniei nr. 195/16 martie 2020 si prelungita prin Decretul nr. 240 din 14 aprilie 2020 privind prelungirea starii de urgenta pe teritoriul Romaniei

[2] „Daca consiliul de administratie, respectiv directoratul, constata ca, in urma unor pierderi, stabilite prin situatiile financiare anuale aprobate conform legii, activul net al societatii, determinat ca diferenta intre totalul activelor si totalul datoriilor acesteia, s-a diminuat la mai putin de jumatate din valoarea capitalului social subscris, va convoca de indata adunarea generala extraordinara pentru a decide daca societatea trebuie sa fie dizolvata.”

© Copyright Stratulat-Albulescu.ro 2022. Toate drepturile rezervate.